PDCA: Ciclo completo de gestión de riesgos
El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) es un método de gestión en cuatro etapas utilizado para el control y la mejora continua de procesos y productos. Introducido por primera vez por el ingeniero y teórico empresarial estadounidense William Edwards Deming, el método ha sido ampliamente adoptado posteriormente por las organizaciones que implantan un sistema de gestión conforme a una norma de buenas prácticas.
¿Qué es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar?
El ciclo PDCA no es un proceso aislado, sino un bucle continuo de planificación, acción, comprobación y actuación.
Los pasos generales son planificar, hacer, comprobar y actuar. El primer paso consiste en identificar un objetivo y definir los parámetros utilizados para medir su éxito. A continuación, se pone en marcha el plan, se analizan los datos sobre su éxito o fracaso en la consecución del objetivo inicial y, por último, se actúa para introducir cambios o mejoras.
El método ha sido ampliamente adoptado por organizaciones que desean aplicar un enfoque sistemático a la gestión de riesgos y cuando pretenden implantar un sistema de gestión y obtener su certificación conforme a una norma ISO u otras normas reconocidas de mejores prácticas.
¿Cuándo utilizar el modelo PDCA?
El ciclo PDCA puede utilizarse para diversos fines, como el control de calidad, la mejora de procesos y la implantación de cambios. Es especialmente útil en situaciones en las que se requiere un enfoque iterativo para la resolución de problemas. Esto es lo que lo convierte en una herramienta ideal para las organizaciones a medida que desarrollan y mantienen un sistema de gestión conforme en el que la mejora continua es fundamental.
Las cuatro etapas PDCA
Cuando se trata de desarrollar e implantar sistemas de gestión, desglosar el proceso ayuda a aclarar los requisitos de cada una de las etapas del ciclo PDCA, ya que las empresas aspiran a mejorar continuamente y a obtener la certificación de una norma reconocida por un organismo de certificación externo. En este caso, los requisitos los establece la norma del sistema de gestión elegida, por ejemplo, una norma ISO como ISO 9001 (calidad) o ISO 14001 (medioambiente).
Planificar
La fase de planificación implica el establecimiento de objetivos basados en la política de la organización, la realización de evaluaciones de riesgos y la determinación de los procesos necesarios para obtener los resultados deseados.
Esto se contempla en los requisitos de las normas ISO y, si tomamos como ejemplo un sistema de gestión de la calidad (SGC), debe incluir:
- Comprender el contexto de la organización: Identificar los factores internos y externos que pueden afectar a los objetivos y resultados del SGC.
- Determinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas: Reconocer quiénes son las partes interesadas y cuáles son sus necesidades y expectativas.
- Determinar el alcance del SGC: Definir los límites y la aplicabilidad del SGC para establecer su alcance.
- Planificar el SGC: Establecer los objetivos de calidad y planificar cómo alcanzarlos, teniendo en cuenta los riesgos y las oportunidades.
- Objetivos de calidad y planificación para alcanzarlos: Establecer objetivos de calidad medibles y planificar las acciones necesarias para alcanzarlos.
- Planificación de los cambios: Planificar los cambios en el SGC de forma controlada. Casi siempre es la parte más compleja del ciclo, ya que requiere un conocimiento profundo de los sistemas que pueden estar ya implantados y de cuál es el objetivo final.
Hacer
La fase de ejecución consiste en poner en práctica el plan, ejecutar los procesos, fabricar el producto y recopilar datos para la fase de comprobación y la siguiente fase de actuación.
Esencialmente, esto debería convertirse en la rutina de trabajo de la organización, pero debería ser lo suficientemente flexible como para permitir circunstancias y acontecimientos imprevistos. Lo ideal sería contar con un plan de contingencia para situaciones inusuales que pudieran producirse.
Verificar
La fase de verificación se centra en el seguimiento y evaluación del desempeño del sistema de gestión y según para un sistema de gestión de calidad, debe incluir:
- Seguimiento, medición, análisis y evaluación: Las organizaciones deben determinar lo que necesita ser monitoreado y medido, los métodos para el seguimiento, medición, análisis y evaluación, y cuándo deben llevarse a cabo.
- Auditoría interna: Realizar auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información sobre si el SGC se ajusta a los requisitos propios de la organización y a la norma ISO 9001, y si se implementa y mantiene eficazmente. Descubra más sobre el curso de formación de
auditor interno de DNV. - Revisión por la dirección: La alta dirección debe revisar el SGC de la organización a intervalos planificados para asegurar su idoneidad, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.
Estos requisitos garantizan que el SGC está funcionando según lo previsto y proporciona una base para identificar áreas de mejora.
Actuar
La fase de actuación es aquella en la que la organización aplica los cambios necesarios para garantizar que cumple la norma e impulsar la mejora continua. Esto podría implicar realizar ajustes en el plan y comenzar el ciclo de nuevo.
Acciones como las auditorías, la revisión por la dirección y el seguimiento de los indicadores pueden identificar áreas que necesitan mejoras y dar lugar a la elaboración de informes de no conformidad (o incumplimiento). Puede ocurrir que haya un área débil en los procesos que deba revisarse. Estas deben abordarse en un plazo determinado para cerrar la no conformidad si se descubre como parte de la auditoría externa del organismo de certificación.
Ejemplo de PDCA
El ciclo PDCA es la piedra angular de un sistema de gestión de la calidad o de cualquier otro sistema de gestión que una empresa pretenda implantar. Proporciona un marco claro y conciso para gestionar el cambio y garantizar la mejora continua dentro de una organización. Sin embargo, es una herramienta versátil que puede aplicarse a casi cualquier situación en la que se busque una mejora.
